Conheça o método GTD e como começar a usá-lo

Você sente que 24 horas não são suficientes para fazer todas as tarefas do dia? Ou você é o tipo de pessoa que precisa gerenciar milhões de coisas ao mesmo tempo, mas que nunca consegue completar todas as metas? Sem dúvida você não está sozinho nessa. Com tantos compromissos e afazeres é normal sentirmos a sobrecarga decorrente da falta de organização em nossas vidas. E por consequência mais pessoas percebem a necessidade de gerenciar o tempo com mais eficácia. Ou melhor estabelecer quais são as reais necessidades para ser realmente produtivo!

Produtividade não significa fazer muitas coisas ao mesmo tempo, e sim aproveitar melhor o tempo para se engajar naquilo que é preciso ser feito. O quê por consequência leva a um ritmo mais intenso e profundo da realização da tarefas. Você se dedica mais e gasta menos tempo em cada tarefa.

Hoje em dia as pessoas não sofrem somente do excesso de coisas para fazer, mas também com o processo errado de uso do tempo. E isso acarreta em tarefas infinitas, sensação de estafa, atrasos em entregas, cabeça cheia por mais que nos esforcemos em dar o nosso melhor.

Então, como lidar melhor com o tempo? Será que existe uma maneira de conseguir dar conta de tudo? Talvez a melhor, ou uma das melhores respostas seja o Método GTD.

O que é o método GTD?

GTD é uma sigla para Getting Things Done, uma metodologia de produtividade criada por David Allen. Essa é uma ferramenta que permite que as pessoas retomem o controle de suas vidas através do gerenciamento de tarefas. Organizando suas rotinas de tal forma que passem a ter mais consciências de suas ações e reais necessidades.

O GTD não é um simples método de gerenciamento, ele se propõe a ser muito mais do que isso! Ele tem como objetivo minimizar o estresse e a ansiedade ao mesmo tempo que maximizar a produtividade. É um sistema de clareza mental, onde você descobrirá quais são as suas reais necessidade, o que precisa ser feito, com deve ser feito e como usar o tempo para alcançar esses objetivos e mais satisfação pessoal.

Como funciona?

É necessário lembrar que o GTD está longe de ser algo milagroso que irá mudar a sua vida de um dia para o outro. Não. Como toda mudança de hábito o método requer tempo para ser testado e usado com eficácia. Leva tempo para adaptar-se.

Os princípios desse método consiste em:

• Não guardar todas as informações dentro da nossa mente, como se ela fosse um arquivo. E sim guardar os dados em outros lugares e ferramentas para assim deixar a sua mente mais livre para criar, tomar decisões e executar projetos.

• Tornar a mente mais flexível e maleável. Tornado-a mais adaptável aos desafios diários.

• A melhor maneira de engajar-se em uma tarefa é retirá-la da cabeça. Feito isso ganhamos perspectiva e temos mais consciência do que precisa ser feito.

• É necessário ter equilíbrio entre missão de vida e propósitos com a execução das atividades diárias. Quanto mais organizados formos, maiores serão as chances de enxergar a vida de uma maneira mais ampla e com mais significado.

Os cinco passos

O método GTD se baseia em cinco passos que representam a implementação do método em si. São eles:
  1. Capturar / Coletar
  2. Esclarecer / Processar
  3. Organizar
  4. Refletir / Revisar
  5. Engajar

Por onde começar

A melhor maneira de começar é compreender melhor sobre o método no livro “A Arte de Fazer Acontecer”, nele você encontrará mais informações sobre como alcançar o seu potencial. Tem muita informação! Comece aos poucos, implementando o método de acordo com suas necessidades mais urgentes.

Mas você já pode aderir aos cinco passos que citamos anteriormente.

1. Capturar / Coletar

Tire todas as informações da sua mente. Datas, compromissos, informações da escola, do trabalho, da casa, projetos, objetivos tudo! Coloque-as em um bloco de notas, agenda ou um programa online de sua confiança. O local de armazenamento não importa, desde que você tenha acesso às essas informações de uma maneira rápida.

Essa lista serve para você tirar o que está na sua cabeça, e com isso, ganhar mais tranquilidade para efetuar suas atividades.

2. Esclarecer / Processar

Depois de escrever essa lista você irá pegá-la e analisá-la. E então irá decidir o que fazer com cada atividade, compromisso ou projeto. Estabelecer quais tarefas precisam ser feitas o quanto antes. Descartar aquilo que você realmente não precisa fazer. Guardar o que é um projeto futuro. Delegar tarefas e por aí vai.

3. Organizar

Você já guardou as suas informações em um lugar seguro e deixou sua mente mais livre e tranquila. Já processou suas atividades, priorizou e estabeleceu metas. Agora é necessário organizar cada um desses projetos e atividades de acordo com o contexto de cada um deles.

Uma boa ideia é separa-los de acordo com as áreas da vida, por exemplo: família, trabalho, estudos, viagem, etc.

Coloque o que precisa ser feito em cada uma das áreas, inclua suas informações em cada uma das categorias. Isso deixará o processo mais fácil e você terá uma visão mais abrangente do que realmente precisa ser feito.

4. Refletir / Revisar

Faça uma revisão periódica das suas tarefas. Estabeleça um prazo, por exemplo uma vez por semana, para refletir sobre suas escolhas, projetos e tarefas. Reavalie o que é prioridade, o que foi alcançado, onde você falhou e que pode melhorar.

5. Engajar

Esse é o último item, mas não menos importante. Ele significa que você precisa executar suas tarefas com mais significado. Entender o que você está fazendo, a razão de estar fazendo e se vale à pena fazer aquilo. É ter a tranquilidade de compreender quais são os seus objetivos e necessidades para aquele momento. É ter controle das suas atividades e compromissos, e não o contrário.

A hora é agora!

De nada adianta deixar tudo na teoria, não é mesmo? O método GTD existe para ser colocado em prática, o quanto antes você começar, melhor! Não deixe para mais tarde, leia o livro e aprenda mais através dos cursos que oferecemos aqui na Escola de Liderança.

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